3 à 4 mois avant le jour du transport, il est conseillé de faire une demande d'exonération de taxes (TVA, taxes douanières) auprès du ministère des finances ou des douanes du pays destinataire. Se reporter aux formalités douanières

Choix du mode de transport (aérien, maritime ou routier), dépendant de :

• Lieu de destination (pays côtier ou non, proximité géographique ou non), infrastructures locales.
• Nature (produits dangereux, chaîne du froid) et prix du matériel.
• Rapidité souhaitée (compter de 1 à 6 mois en bateau), présence sur place de contacts (les bateaux sont précis à une dizaine de jours près, il faut absolument qu'une personne soit là pour réceptionner la marchandise.
• Prix global du fret (le transport aérien se base sur le poids, le transport maritime sur le volume)

Choix d'un transitaire ou d'un intermédiaire :

Une fois le mode de transport déterminé, il faut choisir le transporteur :

• Directement
• Grâce à un intermédiaire

Dans les deux cas est rédigé un contrat commercial international (incoterm) précisant les détails de l'opération et surtout les limites des responsabilité entre les parties (transport, assurance, stockage, manutention). Ce contrat est primordial en cas de problèmes, surtout lorsque l'on doit passer par la chaîne du froid pour transporter certains produits ou que l'on transporte des produits dangereux (formalités interminables à l'arrivée -> frais de stockage en entrepôt sous douane augmentés)
Exemples de transitaires ou affréteurs : Danzas, Sernam, Air France, Sabena …

BioPort est une organisation à but non lucratif basée dans la région lyonnaise, chargée de rechercher pour les ONG transportant du matériel, les meilleurs prix aux meilleures conditions, il est cependant possible de trouver moins cher en cherchant bien …

• BioPort :
  Route de Grenoble, 69800 Saint Priest.
  Tel : 04/72/37/16/44 Fax : 04/72/37/39/87

Préparation du transport :

• Sélection, achat et colisage du matériel : ne pas oublier de prendre en compte les modalités du transport une fois sur place pour adapter en conséquence l'emballage.
• Numéroter, peser et déterminer le volume de chacun des colis.
• Rédiger dans tous les cas une liste de colisage reprenant toutes ces informations en précisant éventuellement ceux contenant des produits dangereux.
• Reporter le prix d'achat de tous les produits (emporter des photocopies des factures) ou procéder à un certificat de don (valable quand le donneur est une association) précisant tout de même la valeur de la marchandise.

Selon le moyen de transport, on remplira en plus :

• Une lettre de voiture (CVMR) pour les transports routiers
• Un connaissement pour le transport maritime
• Une lettre de transport aérien (LTA) pour le transport par avion.

Ces documents définissent toutes les responsabilités et comportent toutes les informations générales de destination.

Dédouanement et réception des marchandises :
Se reporter aux formalités douanières

Transport du lieu d'arrivée au lieu de la mission :

Cette étape n'est pas à négliger, beaucoup de problèmes pouvant en découler (assurances locales douteuses, formalités d'indemnisation herculéennes …)
Il est conseillé d'avoir prévu cette étape en France lors de la rédaction du projet de mission, ou sur place lors de l'évaluation (importance de contacts avec d'autres ONG déjà installées ou avec une coopération nationale).
Dans le meilleur des cas, le transport peu être effectué gratuitement ou à prix coûtant (carburant) par ces contacts (en regroupant des déplacements au même endroit ou par un prêt de véhicule pendant une ou deux journées par exemple).
Un second cas de figure consiste à utiliser un moyen de transport déjà utilisé par ces contacts et connu pour sa fiabilité .
Lorsque l'on ne dispose pas de contacts, il faut se débrouiller par ses propres moyens : transport par bus local (souvent peu cher), par taxi ou en louant un véhicule : attention à son état, aux conditions d'assurance, aux responsabilités en cas de problème mécanique ou d'accidents. Dans la mesure du possible, il est fortement conseillé de recourir à un chauffeur local (souvent assez peu cher) qui endossera toute responsabilité en cas de problèmes ou d'accident et qui ramènera lui-même le véhicule au lieu d'arrivée des marchandises, évitant par là au missionnaire de faire un nouvel aller-retour.