Formalités préliminaires :

La première des formalités douanières est à effectuer au moins 4 mois avant le départ de la mission (attention, quelque fois beaucoup plus) : il s'agit d'obtenir une lettre d'exonération des frais de douane (accord-cadre) et de TVA (en cas d'achats sur place).
Il faut écrire aux services du ministère des douanes ou des finances afin de faire cette demande, en précisant la nature et l'objet de la mission (joindre le projet de mission). Il est bon de posséder une ou plusieurs lettres de recommandations de personnalités locales (préfets, infirmiers, chefs de village, chef religieux ou coutumier) collectées à l'occasion de la mission d'évaluation. Ne pas oublier d'insister sur le fait que de l'obtention de cette exonération dépend le sort de la mission …
Lorsque l'on se rend régulièrement dans un pays pour des missions, on peut demander une exonération valable pendant un ou deux ans.
Afin d'obtenir les adresses des ministères concernés, on peut se reporter à la liste des ambassades étrangères en France.

Achats sur place :

Dans le cas d'achats sur place et pour bénéficier de l'achat hors taxe, il faut procéder à la rédaction d'une facture proforma puis l'apporter aux services concernés (le plus souvent le ministère des finances) avec la feuille officielle d'exonération afin de procéder à la validation de cette facture et pouvoir procéder à son achat.
Attention, les délais peuvent être très longs, il est conseiller de regrouper ses achats au maximum afin de procéder aux formalités un nombre minimum de fois. On peut se renseigner auprès des ambassades de France sur la nature des procédures en vigueur.

Déclaration des marchandises :

La déclaration à établir est un DAU (document administratif unique), variable en fonction des types d'exportation souhaitées :

• Exportation définitive
• Transit par un pays
• Exportation temporaire (le matériel revient en France par la suite).

Ce DAU est généralement effectué par le transitaire, il devient donc juridiquement responsable de la déclaration.

Transitaires de réception :

Pour sortir les marchandises stockées sous douanes, le destinataire doit posséder le type et la référence du transport, le numéro et le contrat du transport (une photocopie certifiée conforme n'est pas du luxe) et la liste de colisage. On peut toujours demander à la Coopération Française locale d'être le destinataire officiel des marchandises. Dans certains pays, il est nécessaire de passer par un transitaire de réception ("brooker" pour les anglophones) ou par un commissionnaire en douanes.
Même lorsque cela n'est pas nécessaire, il peut être conseillé de passer par eux (surtout lorsque l'on dispose d'une exonération des taxes) pour hâter les formalités et ainsi payer moins de stockage en douane et partir plus tôt vers le lieu de la mission.

Sortie des marchandises :

Acquittement des droits de douanes, frais de stockage et droits divers. Au besoin, faire établir un laisser passer valable pour les postes douaniers "volants" et les contrôles de police (penser aux produits dangereux et donc à un éventuel transport spécial) à l'intérieur du pays.
Ne pas toucher à la marchandise tant que toutes les formalités ne sont pas réglées. Au besoin, lorsque l'on est pressé par le temps, séparer la mission pour permettre à une ou deux personnes de préparer le terrain pendant que la dernière (choisir la plus patiente !) reste pour le dédouanement.

On peut ensuite transporter les marchandises jusqu'au lieu de l'action.